Hogere efficiëntie binnen je bedrijf door het gebruik van de juiste programma’s

Een van de grootste uitdagingen voor moderne bedrijven is het vinden van de juiste balans tussen technologie en efficiëntie. Software kan werkzaamheden versnellen, vereenvoudigen en automatiseren. Toch leidt het invoeren van meer programma’s niet automatisch tot een hogere productiviteit. De gekozen oplossingen moeten aansluiten op de werkwijze, omvang en doelstellingen van de organisatie. Hoe je dit als bedrijf kunt bereiken, zullen we in dit artikel verder toelichten. 

Het belang van de juiste software

Goede bedrijfssoftware helpt medewerkers om minder tijd kwijt te zijn aan repetitieve en administratieve werkzaamheden. Denk aan projectmanagementsoftware waarmee teams taken verdelen, deadlines bewaken en de voortgang van projecten volgen. Ook boekhoudprogramma’s, CRM-systemen en toepassingen voor personeelsplanning kunnen dagelijkse processen overzichtelijker maken. Het is belangrijk dat deze programma’s goed met elkaar samenwerken. Wanneer medewerkers dezelfde gegevens handmatig in verschillende systemen moeten invoeren, ontstaat juist extra werk. Integraties en automatische gegevensuitwisseling kunnen tijd besparen en de kans op fouten verkleinen. Daarnaast is het van belang dat de werknemers goede training krijgen in het gebruik van deze programma’s. 

De rol van communicatieprogramma’s

Effectieve communicatie is van groot belang voor vrijwel iedere organisatie. Medewerkers moeten informatie gemakkelijk kunnen delen waar ze ook zijn. Programma’s zoals Microsoft Teams combineren chat, online vergaderen, videobellen en samenwerking aan documenten binnen één digitale omgeving. Een centraal platform kan voorkomen dat informatie verspreid raakt. Daarvoor zijn wel duidelijke afspraken nodig. Spreek bijvoorbeeld af via waar urgente vragen gesteld worden of waar documenten opgeslagen worden. Zonder zulke afspraken kan een communicatieprogramma juist voor extra meldingen en afleiding zorgen.

Microsoft Teams Phone Mobile

Microsoft Teams Phone Mobile is een zakelijke telefonieoplossing die een mobiel telefoonnummer integreert met Microsoft Teams. Een medewerker kan daardoor één zakelijk nummer gebruiken op een smartphone, computer en andere geschikte Teams-apparaten. Inkomende gesprekken kunnen zowel in de normale telefoonapp als binnen Teams worden ontvangen. Ook kunnen gesprekken tussen apparaten worden verplaatst. Wanneer een mobiel gesprek naar Teams wordt overgebracht, kunnen functies zoals video, schermdeling, opname of transcriptie worden toegevoegd. De dienst vereist onder meer een geschikte Teams Phone-licentie en een mobiel abonnement bij een deelnemende telecomprovider. De precieze beschikbaarheid en mogelijkheden kunnen per land en provider verschillen. Bedrijven moeten daarom vooraf controleren of hun bestaande telefonieomgeving en licenties geschikt zijn.

Veelgemaakte fouten bij softwarekeuzes

Een lage prijs is niet het enige criterium bij het kiezen van bedrijfssoftware. Een goedkoop programma dat niet aansluit op de processen kan uiteindelijk extra tijd en geld kosten. Kijk daarom naar gebruiksgemak, beveiliging, ondersteuning, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Een andere fout is dat medewerkers onvoldoende bij de keuze worden betrokken. Zij weten vaak het beste waar vertragingen en dubbel werk ontstaan. Laat toekomstige gebruikers daarom verschillende oplossingen testen voordat je een definitieve beslissing neemt. 

Bovendien moet je zorgen dat je medewerkers goed getraind en begeleid worden in het gebruik van de programma’s. Zelfs uitstekende software levert weinig voordeel op als niemand weet hoe deze effectief moet worden gebruikt. Bij het kiezen van bedrijfssoftware is ook digitale veiligheid belangrijk. Controleer onder meer hoe een leverancier gegevens beveiligt, waar informatie wordt opgeslagen en of multifactorauthenticatie beschikbaar is. Met de Basisscan Cyberweerbaarheid van het NCSC kun je als bedrijf beoordelen of je de belangrijkste basismaatregelen hebt genomen.

Automatisering en kunstmatige intelligentie

Steeds meer bedrijfsprogramma’s bevatten AI-functies. Deze kunnen bijvoorbeeld vergaderingen samenvatten of documenten doorzoeken. Dit soort functies kunnen tijd besparen, maar we zien dat er vaak toch nog met een menselijk oog naar gekeken moet worden. AI kan fouten maken en mag niet zonder duidelijke afspraken toegang krijgen tot gevoelige bedrijfs- of persoonsgegevens.