Declarabele uren en hoe je ze optimaal inzet in je onderneming
Voor veel ondernemers, adviseurs en professionals in de zakelijke dienstverlening is de term declarabele uren een bekend begrip. Het zijn de uren die daadwerkelijk aan een klant in rekening kunnen worden gebracht. Toch blijkt in de praktijk dat het optimaal managen en verhogen van declarabele uren niet altijd eenvoudig is. Er gaat vaak kostbare tijd verloren aan administratieve taken, interne vergaderingen of acquisitie. Door strategisch met declarabele uren om te gaan, kun je als ondernemer zowel je winstgevendheid vergroten als de werkdruk beter beheersen.
In het kort
Declarabele uren zijn de uren die je daadwerkelijk aan klanten factureert.
Niet-declarabele uren, zoals administratie en acquisitie, hebben indirect wel waarde maar leveren geen directe omzet op.
Een goede urenregistratie is cruciaal om inzicht te krijgen in declarabele versus niet-declarabele tijd.
Tools, processen en duidelijke afspraken met klanten helpen om het percentage declarabele uren te verhogen.
Businesskrant.nl benadrukt dat slim omgaan met declarabele uren direct invloed heeft op de winstgevendheid en continuïteit van je onderneming.
Wat declarabele uren precies zijn
Declarabele uren zijn alle uren die direct toewijsbaar zijn aan een klant of project en waarvoor je een factuur kunt sturen. Denk aan:
Het uitvoeren van consultancy of advieswerk.
Ontwerpen, ontwikkelen of implementeren van een oplossing.
Training of begeleiding op locatie van de klant.
Onderhoudswerkzaamheden die expliciet in een contract zijn afgesproken.
Het tegenovergestelde zijn niet-declarabele uren, zoals acquisitie, administratie, marketing en persoonlijke ontwikkeling. Die zijn nodig, maar worden niet rechtstreeks betaald door de klant.
Het belang van inzicht in declarabele uren
Veel ondernemers hebben onvoldoende zicht op hun declarabele uren. Dat zorgt ervoor dat ze kansen laten liggen of een verkeerd beeld hebben van hun rendement.
Kosten-baten inzicht: door uren te registreren weet je welke klanten en projecten rendabel zijn.
Prijsstrategie: inzicht in je uren helpt bij het bepalen van uurtarieven of projectprijzen.
Capaciteitsplanning: je ziet hoeveel ruimte er nog is voor nieuwe opdrachten.
Transparantie: klanten waarderen het als je kunt aantonen hoeveel tijd er daadwerkelijk is besteed.
Meten is hier dus letterlijk weten: zonder registratie is sturen onmogelijk.
Declarabele uren en het percentage in je bedrijf
Een vaak gebruikte maatstaf is het percentage declarabele uren ten opzichte van het totaal aantal gewerkte uren.
Eenmanszaken: vaak ligt het doel op 60-70%, omdat ook acquisitie en administratie tijd vragen.
Kleine bureaus: streven vaak naar 70-80%, afhankelijk van de branche.
Grote adviesorganisaties: kunnen percentages van 80-90% halen door gespecialiseerde ondersteunende afdelingen.
Belangrijk is om realistische doelen te stellen en het percentage te zien in de context van je bedrijfsmodel.
“Declarabele uren worden pas echt waardevol als je ze koppelt aan duidelijke doelen en ruimte laat voor groei en innovatie.”
Hoe declarabele uren verloren gaan
Ondernemers onderschatten vaak hoeveel tijd er weglekt naar niet-declarabele activiteiten. Voorbeelden:
Administratie: uren schrijven, facturen maken en belastingaangifte.
Overleg: interne meetings die weinig waarde toevoegen voor de klant.
Wachten: reistijd of wachttijd zonder dat dit is afgesproken als declarabel.
Scope creep: extra werkzaamheden doen voor klanten zonder daarvoor extra uren te rekenen.
Businesskrant.nl adviseert ondernemers kritisch te kijken naar deze verborgen tijdvreters.
Slimme registratie van declarabele uren
Het bijhouden van declarabele uren is een basisvoorwaarde om grip te krijgen.
Digitale tools: gebruik software zoals Toggl, Harvest of Exact voor eenvoudige registratie.
Mobiel gemak: apps zorgen ervoor dat je ook onderweg uren direct kunt boeken.
Categorieën: onderscheid declarabele en niet-declarabele uren voor beter inzicht.
Automatische koppeling: koppel urenregistratie aan facturatie om fouten te voorkomen.
Zo wordt urenregistratie geen last, maar een strategisch stuurinstrument.
Afspraken met klanten over declarabele uren
Vaak ontstaat er onduidelijkheid bij klanten over welke uren wel en niet declarabel zijn.
Transparantie: leg vast welke werkzaamheden binnen de opdracht vallen.
Reistijd: spreek vooraf af of dit tegen uurtarief wordt gefactureerd.
Overwerk: maak duidelijke afspraken over tarief en voorwaarden bij spoed of extra werk.
Rapportages: laat klanten periodiek zien hoeveel uren zijn gemaakt.
Door helder te communiceren voorkom je discussie en versterk je de klantrelatie.
Lees ook deze artikelen
Declarabele uren verhogen zonder harder te werken
Het verhogen van je declarabele uren hoeft niet te betekenen dat je meer moet werken.
Automatisering: besteed minder tijd aan administratie met slimme software.
Uitbesteden: laat ondersteunende taken uitvoeren door specialisten of freelancers.
Efficiëntie: vermijd onnodige meetings en focus op taken met de meeste waarde.
Prijsbeleid: verhoog waar mogelijk je tarieven in plaats van meer uren te maken.
Slimmer werken levert vaak meer op dan simpelweg langer werken.
Het gevaar van te veel nadruk op declarabele uren
Hoewel declarabele uren belangrijk zijn, kan een te sterke focus ook nadelen hebben.
Weinig innovatie: er blijft geen tijd over voor strategie of productontwikkeling.
Risico op burn-out: medewerkers voelen druk om alles declarabel te maken.
Korte termijn focus: het bedrijf draait wel omzet, maar bouwt weinig aan de toekomst.
Een gezond bedrijf combineert declarabele uren met tijd voor groei en vernieuwing.
Declarabele uren en winstgevendheid
Meer declarabele uren leiden niet automatisch tot meer winst. Het gaat om de balans tussen tijd, tarief en kosten.
Uurtarief: een hoger tarief kan minder uren compenseren.
Kostenstructuur: lage overhead betekent dat je minder declarabele uren nodig hebt voor winst.
Projectafspraken: bij fixed-price projecten ligt de nadruk op efficiëntie, niet op uren.
Een investeerder of bank kijkt niet alleen naar declarabele uren, maar naar de totale winstgevendheid van je model.
Hoe teams omgaan met declarabele uren
In grotere organisaties is het managen van declarabele uren een teamverantwoordelijkheid.
Normen en targets: duidelijke verwachtingen zorgen voor focus.
Transparantie in dashboards: medewerkers zien hoe ze presteren ten opzichte van doelen.
Beloning: koppeling van declarabele uren aan bonussen kan motiverend werken.
Ondersteuning: geef medewerkers ook de ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en interne taken.
Zo blijft het percentage declarabele uren hoog zonder dat medewerkers uitgeput raken.
Strategisch gebruik van declarabele uren
Voor ondernemers is het antwoord op de vraag wat zijn declarabele uren vooral: een strategische hefboom. Het gaat niet om zoveel mogelijk factureren, maar om de juiste balans tussen declarabele tijd, waardecreatie en toekomstbestendigheid.
Door inzicht te creëren, slimme keuzes te maken en afspraken helder te communiceren, maak je van declarabele uren geen last maar een kans om je bedrijf sterker neer te zetten.
Floris Sanders is redacteur bij Businesskrant.nl en schrijft met een scherpe blik over ondernemersvraagstukken, wetgeving en geldzaken. Met zijn toegankelijke stijl en oog voor nuance vertaalt hij complexe thema’s naar praktische inzichten voor ondernemers en werkgevers. Of het nu gaat om fiscale regelingen, veranderende wetgeving of strategisch financieel beleid – Floris brengt helderheid waar het telt.
Guest
december 12, 2025 at 5:58 am
Heel waardevol artikel! Het bewust inzetten van declarabele uren maakt echt het verschil in het verbeteren van je bedrijfsresultaat zonder extra stress.
Guest
december 13, 2025 at 5:58 am
Een duidelijk overzicht van hoe je declarabele uren optimaal inzet! Vooral het belang van goede urenregistratie en heldere afspraken met klanten spreekt me aan. Zo houd je grip op je winstgevendheid én werkdruk.
Guest
december 14, 2025 at 5:58 am
Duidelijk en praktisch artikel! Het bewust inzetten van declarabele uren kan echt het verschil maken voor zowel winstgevendheid als werkplezier. Zeker een aanrader voor ondernemers die meer grip willen krijgen op hun tijd.